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商品を取引先から仕入れを行うと思いますが、発注書を作成しFAXや郵送で取引先に送り、取引先は受信した発注書を見て出荷を行い、最後に検収をして取引先に検収書を送信する。この一連の過程ですが、非常に手間が掛かり、人の目で確認する事が多い為ミスが生じやすいです。郵送の場合、相手方に着くまで時間が掛かり、届いたかどうかいちいち追跡する事も手間だと思います。

そこで、今「EDI」を導入しての受発注業務の効率化が進められています。このEDIとは何か。その解説とメリット、導入事例など紹介していきます。

EDIとは

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EDIとは、Electronic Data Interchangeの略語です。つまり、電子データの交換を指します。今まで紙の発注書を作成して、送信していた作業を電子データとして通信機器を通して送信します。受発注などの取引データの送受信をデータ上で管理する事が可能となり、手作業での業務を簡略化する事ができます。このEDIを使用するには、自社と相手先との間で取引を行う通信回線を統一する必要があり、お互いにデータを送り合える設定をしなくてはいけません。他社から送られてくるデータを取り込むデータの変換機能も必要です。データ形式が企業ごとで違ってくるので、こちらも事前に設定する必要が出てきます。

どのようなメリットがあるか

メリット

従来の受発注の方法と比較した場合、どのようなメリットがあるのか解説します。

作業の効率化

発注書に手書きで必要なものを書いて送信して、相手側はそれを見て手作業で検収書を作りますが、この作業を自動化する事ができます。基本的にデータ上でのやりとりになるので、受発注に関わる業務に掛かる手間を大幅に削減する事ができます。

経費削減

紙を使用しなくなるので、ペーパーレスとなり不要な経費削減となります。郵送する場合の郵送代、受発注作業に関わる人員に掛かる費用も必要なくなるので、コスト削減となります。

業務のスピード向上

今まで手作業で行っていた作業をEDIを使用し自動化する事で大幅な効率化につながり、業務スピードも速くなります。細かい指定や納期が迫っている場合、このスピードが速い点は非常に重宝します。製造業以外にも特に流通業界で今注目されており、今後更なる発展に期待が持てそうです。

手作業と比較した場合の正確性

従来の発注書は手書きで書きますが、どうしてもミスが生じます。急いで書くと尚更間違いが起きやすいです。そのようなミスをした時の修正にも更に時間が掛かり、生産に大きく影響してきます。また、受信する側も見間違いが起き、お互いに取り返しが付かないなんてこともあるでしょう。EDIではデータ処理で行うため、正確性が保証されます。そのため、スピードと正確性を兼ね備えた万能的なシステムといえます。

デメリットについて

メリットデメリット

業務効率化や正確性の向上など様々なメリットのありますが、デメリットとして導入コストが掛かる点と相手側への普及のハードルが高いです。お互いに専用の回線など環境を整える事が必須であり、データ変換機能も必ずつける必要があります。導入コストも決して安いものではありません。また、導入してもすぐに使えるわけではなく、多少EDIに関する知識を持った人材も必要となってきます。

今までの手作業は誰でもできる作業でしたが、こちらのEDIは分からない時に対応する人材がいないと有効活用できません。デメリットも理解した上で紹介しなくてはいけませんので、どうしても取引先にEDIを勧めても、快く導入してくれるとは限らないでしょう。EDIは自社だけ単体での導入ではあまり活用できません。取引先との共同で導入する事で初めてその効果を実感できるものとなっているので、メリットとデメリットをしっかり伝えた上で検討しなくてはいけません。

このように業務効率化という点で大きなメリットがある一方、デメリットも存在します。しかし、このデメリットを解消できる「WEB-EDI」と呼ばれるサービスがあります。今ではこちらが急激に普及してきています。

Web-EDIとは

インターネット

Web-EDIとはEDIをインターネットを通じて行うことです。通信設備など別途必要なEDIとは違い、インターネット環境さえあればEDIの機能を利用する事ができるものとなっています。データの管理をインターネット上で行う事で、従来の通信回線を使用する場合と比較して、大幅に改善されました。

どのようなメリットがあるか

このWeb-EDIはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

導入のハードルが低い

従来のEDIは専用の通信回線や相手方との設定など導入するにはハードルが高い印象でしたが、こちらのWeb-EDIはインターネットのブラウザ上でEDIの機能を使用する事ができます。そのため専用システムをインストールして設定するなどの手順を踏む必要がなく、システムの入替もブラウザ上で行う事ができます。取引先が増えた場合も、即座に対応する事ができて早い段階で利用する事ができます。

コストが掛からない

インターネットの回線での取引なので、インターネットの通信費のみでそれ以上のコストが掛かりません。EDIでは通信回線の費用の他に運用費用も別途必要でしたが、それらの費用も掛からないので大きくコスト削減につながります。

セキュリティ対策が万全

インターネット上での通信で使用する暗号化は日々進化しており、セキュリティ面で非常に優れています。そのため、情報漏洩などのリスクを抑える事ができるので、安心して利用できます。

回線速度が速い

このWeb-EDIは今までのEDIろと比較して、各段に回線速度は速くなります。電話回線などの通信回線と比較しても、インターネットの回線速度は圧倒的に速いです。手書きのFAXでのやり取りと比べるとEDIは確かに速いですが、企業との取引はスピード勝負です。少しでも速い方が重要視されます。今までEDIを使用してきた企業も、こちらのWeb-EDIの回線速度には満足する仕様となっています。このようにEDIと比較しても更に有利なメリットが多くある一方、一つだけ注意点があります。それは「Web-EDIの通信プロトコルが取引先に対応しているか確認が必要」という事です。

通信プロトコルとは

簡単に説明すると、お互いに使用する時に守るルール、規約を指します。一般的なものを挙げると

  • EDIINT AS2
  • OFTP2
  • ebXML MS
  • JX手順
  • SFTP

この5つが主要な通信プロトコルとされています。したがって、導入するにあたって複数の通信プロトコルをサポートしているものを選ぶことが大事になってきます。また、通信プロトコルが限定されている場合は、取引先の通信プロトコルを確認する事も必須といえるでしょう。

導入事例の紹介

ある企業の事例を紹介します。多くの取引先がWeb-EDIを使用してくる中で、多くのファイルやデータのアップデートが発生し、人の手で作業を強いられてきました。そこでRPA(Robotic Process Automation)を導入しました。このRPAはロボットによる作業の自動化を指し、このWeb-EDIと併用する事で大きな成果を挙げる事ができます。このRPAの活用によって、増加した取引先とのデータ管理、異常の早期発見などにつながり、大きく業務の効率化に貢献しました。

まとめ

EDIの導入に進めない企業の方はこのWeb-EDIの導入をオススメします。 導入ハードルが低く、何よりメリットが非常に大きいので、今の受発注のやり方に疑問を感じている場合は是非検討してみて下さい。

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