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現状多くの製造業では未だに作業者が手書きで記録、または連絡事項は口頭での伝達が主となっています。その大きな要因として「昔からうちはこうしている」などと言った古い考えが蔓延している事に踏まえて、管理職や現場作業者の高年齢化もあり、中々導入に踏み出せない事が要因の一つだと言えます。

しかし、今回紹介するペーパーレス化する事によって事実上経費削減に大きく貢献し経営が上向きに向上する事もありメリットも多いです。

なぜ製造業でペーパーレス化が必要か

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一番に挙げられるのは、まず経費削減に繋がる点です。

人手不足をカバー出来る

今の日本はテレビなどでも伝えられている通り、少子高齢化が加速しています。また、昨今の「新型コロナウイルス」の蔓延により景気が悪くなっている工場も多いのが現状です。それに伴って若い労働人口が減少している中、製造業では特に人材不足が問題になっています。新しく新人が入ってもすぐに辞めていき、それらも人材不足に拍車をかけている要因の一つです。

DX導入して「人材不足の解消」に関しては別記事で紹介しております。

製造業にもDXを導入して働き方を改革

毎日の作業の中で現場でのチェックシートや点検表、業務連絡や会議の議事録作成など全て作業者が手書きやパソコンで作成し、毎回紙に印刷する作業一つ一つが作業者の労働力を使用し作業効率を落としています。それらの作業をデータ化する事により、働いてる作業者の負担を減らす事にも繋がり、結果本来必要な作業者数よりも少なくする事が可能となります。

消耗品の費用を抑える

印刷に使用する紙やプリンタのインク、紙を収めるファイルなどの費用をデータ化する事により抑える事が出来ます。更に鉛筆やボールペン、マジックなどの筆記用具も必要以上に購入する必要がなくなります。

たかが紙、されどインクかもしれませんが、積もり積もった金額は膨大な額になるでしょう。古い記録紙や不用な紙を捨てるのもお金が掛かるので、少しでもゴミを減らす事にも繋がっていきます。

場所の確保と時間の短縮

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記録表など何年もまとめてファイルに閉じて棚などで保管する場合が多いと思いますが、例えば1年前のこの日の資料が見たいという場合に、ファイルから特定の記録表を探さなければいけません。すぐに見つけられる環境でしたら問題ないかもしれませんが、日々沢山の記録を取っている場合探すのは容易ではありません。

このようなケースでも、データ化する事によりすぐに記録を探す事が出来るので時間の短縮に繋がります。また、棚なども必要なくなるので作業スペースの確保にも繋がります。他にはデータ化する事により、次のようなメリットもあります。

トラブルの未然防止

トラブルが発生した時も近くに作業者が作業をしていれば防げる事も、休憩中など現場を離れている時にトラブルが起きると取り返しのつかない事があります。データによっていつでも現場の状況が確認出来るようになると、そのようなトラブルも迅速に対応する事が出来ます。

結果的に監視の為に余計に人員を使う必要なく、大きなトラブルで損失する費用を抑える事にも繋がります。

出先などで資料の確認が出来る

出張先や取引先などで資料の確認がしたい時に、データをその場ですぐに確認する事が出来ます。毎回資料の入ったファイルなど持ち運ぶ必要もなく、分からない時に自社に問い合わせる手間も省かれます。

沢山の資料を持っていき、どこかに忘れて大変な事になる事もなくなり、出かける時に重たい荷物を持ち運ぶ必要がなくなります。

セキュリティの強化

紙媒体のものは棚に保管して鍵など掛ける場合がほとんどだと思いますが、鍵の掛き忘れなどが生じた時に第三者に情報を抜き取られる恐れがあります。

そのような場合でも、特定の人間しか閲覧出来ないよう制限を掛ける事で情報の漏洩を防ぐ事が出来ます。

製造業にペーパーレス化を導入する事で生じるデメリット

製造業DXに関して分析

ここまでペーパーレス化のメリットについて紹介しましたが、デメリットも存在します。

端末に慣れない

今までは何かある度に、手帳などでメモを取っていた場合が多いと思いますが、タブレットなどのメモ機能は慣れていないと使いづらく感じる事があります。また、すぐに使いたい時も起動まで時間が掛かり、充電忘れなどあると使いたい時に使えないといった問題も生じます。

文字を拡張すれば問題ないですが、デフォルトの文字が小さく見にくいと感じる人も多く、誤った情報を認識してしまう場合があります。今までずっと紙に書いたり印刷していたものが急に端末上での確認となると、最初は戸惑う人が多いと思います。慣れるまでの辛抱かもしれませんが、ペーパーレスに中々慣れない作業者もいるのも事実です。

導入に大きなコストが掛かる

工場の場所にもよりますが、インターネットを引いたり環境を整えるのが難しい場合があります。導入する為には端末の費用、工事などの費用が掛かり簡単に導入するにはハードルが高いと言えます。

災害や工場の環境でデータが失われる可能性

建屋が古い工場などは雨や台風などの風害、雷などによる電波障害が生じるとデータが失われる危険があります。データを失わない為に定期的なバックアップや別の記憶媒体などに保存しておく等、対策を応じる必要があります。

導入前にしなければいけない事

製造業DXでペーパーレス
導入を検討する前に事前にやらなければいけない事があります。「いざ導入してみたらトラブルの連続だった…」そんな事にならないように未然にやらなければいけない事をしっかり把握して下さい。

どれくらいのコストが掛かるか事前に調べる

最初の見積もりと比較して、費用が掛かる場合があります。新たな端末の購入や工事を進めていく段階で、新たな問題など出てくる可能性もあるので事前にしっかり調べて費用の算出をするべきです。外注業者を選べる環境であれば価格も大事ですが、評判の良い業者を探すのも大切です。

データ化出来る箇所を事前に調べておく

導入してから「もしかしたら、ここもデータ化出来たかもしれない」と思っても、簡単に追加する事は出来ない場合があります。そうならない為にも、事前にデータ化出来る箇所、出来そうな箇所をピックアップして効率的に工事を進めていきましょう。

トラブル対応マニュアルの完備

導入して必ずと言っていい程、トラブルが発生すると思います。最初は対処法が分からず余計に時間が掛かる事も予想されるので、導入前に確認出来るのであれば調べてしっかりマニュアルを作成し作業者と共有しましょう。

新人・年配作業者への教育

若い新人はパソコンやスマホなどの端末に慣れている場合が多いですが、熟練した年配の作業者は中々パソコン操作に慣れるまで時間が掛かります。慣れないうちは当然、従来の紙媒体での記録よりも遅くなると思います。それにより、作業者の不満など出てくる可能性もあります。

この教育課程が非常に大切で、しっかり理解するまで丁寧に指導する事によりストレスを溜めずに更なる作業効率の向上に繋がっていきます。その為に時間の確保も事前にしっかり調整しておく必要があります。

製造業ペーパーレス化のまとめ

いかがでしたでしょうか。まだまだ紙媒体で記録している工場や製造業は多く、従来の方法では不満に感じなかったが、ペーパーレス化で不満が出る場合もあると思います。中々話が進まない場合もありますが、メリットがかなり大きく導入する事によって様々なコスト削減にも繋がりますので、検討してみてはいかがでしょうか。

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