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製品一つ作るのに多くの図面が使われています。主に建築業や製造業では欠かせない存在ですが、管理するデータが膨大なため、しっかり管理をしないと思わぬトラブルにつながる恐れがあります。そもそも図面管理とは何か、その内容と課題、ITを活用した図面管理方法について解説していきます。

図面管理とは

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図面管理とは、図面資料などを保存し必要に応じて閲覧を行うために適切に保管する事を指します。 紙で書いた図面をファイルして保存する方法や、データをExcelなどで入力し、サーバー内などに保存する方法もあります。この図面管理ですが、様々な課題もあります。

図面の数が多すぎて確認したい図面を見つけるのに時間が掛かる

図面管理

製品ひとつひとつに図面が存在するとなると、当然ですがデータの量は非常に多いです。その中から特定の図面を探す場合、ファイルやデータをひとつずつ確認する作業があります。これは特に紙媒体のまま保存している時に問題になるので、常にすぐに把握できるように管理する必要があります。データで管理する場合も、ある程度のルールを定めて保管しておかないと結局探すのに一苦労します。

同じ図面を再度作成してしまう

過去に作成した図面があるにも関わらず、再び同じ図面を作成する事があります。これも図面をしっかり管理していないと過去に作成した事があるか把握できないため、このような事が起こります。その結果、無駄に図面を作成する事になり、作業者に余計な負担が掛かってしまいます。

最新のバージョンがどこにあるか分からない

常に新しい図面に更新し、その都度新しい図面に応じた製作を行いますが、最新の図面の場所が把握できていないと古いバージョンの図面を使用する事になります。製品に必要な材料や古いままの設計の状態で発注などを行うと、製品が作れなかったり不良が発生する原因にもなってきます。

部署ごとで共有出来ていない

部署内ではしっかり管理しているつもりでも、他部署との共有がしっかり行われていないと目的の図面を探すのに手間が掛かります。一つの部署で全て管理するのではなく、企業全体で管理する体制を整えないと、図面を探すだけで余計な労力を使う事になります。データを損失する恐れがある

紙媒体の図面でもデータ化した図面でも火事などの突然の災害でデータが損失する恐れがあります。 常にバックアップを取る事は必須ですが、災害が起きてもサーバーやUSBに保存した図面を守る事ができるようにしなくてはいけません。

情報流出の恐れがある

図面の流出など大事な情報が、しっかりセキュリティされていないと外部に流出する恐れがあります。 パスワードの設定などは必ず行う事が大前提ですが、内部の人間が勝手に持ち出さないような対策も考える必要があります。

どこの発注先に送った図面が明確にされていないため誤送信が起こる

誤送信などで悩む男女

図面をどこに送ったのか過去の履歴が明記されていないと、どの発注先の図面か分からなくなる恐れがあります。 誤送信をする事で誤発注となり、製品の納品遅れにつながっていきます。以上のように、従来の図面管理体制では様々な課題があり、それらを解決する図面管理体制を整える必要があります。 一番重要視するポイントとして、下記の2点が挙げられます。

誰が見てもすぐに目的の図面をすぐに探す事ができる
誰が見ても最新版の図面を把握する事ができる

この2点が図面管理において特に重要といえるでしょう。このような課題解決に繋がるもので図面管理システムと呼ばれるものがあります。

図面管理システムとは

図面を電子データで管理するシステムの事を指します。今まで紙媒体で管理していた図面も、全てデータ化して管理します。 従来の紙のままで管理すると書類の数が非常に多く、探す時も一苦労です。そのような悩みを一掃できるのがこの図面管理システムです。 データをExcelなどで入力し、サーバー内などに保存する方法と似ていますが、ソフトウェアを導入し一括で管理する方法を指します。

導入するメリット

まず、図面の管理を一括して管理する事ができ、情報を作業者同士で共有する事ができます。一括で管理しているため、図面を探す事が容易になるので、図面をいちいち探す手間がなくなります。また、紙媒体での管理をしている場合と比較すると、保管場所を取らずに紙の費用も削減できます。管理した図面を元に、新しい取り組みを行うための資料としても利用しやすくなります。結果売上向上に期待ができます。

デメリット

導入するにあたって、多少の費用が発生します。しかし、今までの管理状況と比較した場合、充分元は取れるでしょう。この図面管理システムを使用するにあたって、ある程度IT関係に精通した作業者が必要となります。人材確保の面でも投資が必要という事です。セキュリティ対策も必須です。外部への情報漏洩を防ぐためのセキュリティがしっかりしているか確認する事も大切です。

オススメ図面管理システムの紹介

建設業の図面管理

ECAD Findia

ECADシリーズの電気CAD図面ファイルを一元管理し、効率的な図面管理を実現します。豊富な条件での図面検索や図面のサムネイル表示などのデータ管理機能に加え、承認状況や使用状況、ユーザーやグループでの権限設定などワークフロー管理にも役立つ機能が搭載されています。 ECADシリーズのソフトウェアがない環境でもインストールできるため、営業や製造部門といった設計以外の部門でも図面情報の共有が可能です。

引用:ECAD Findia
図面の編集したあとで、再度チェックインをする場合、リビジョンの更新を選択することができ、更新後のチェックアウトは最新のリビジョンとなります。 それにより最新の図面を把握する事ができるので、古い図面を誤って編集してしまうといったミスを未然に防止できます。

楽々Document Plus

図面データをファイルサーバや安価な図面管理ソフトで保管・共有する場合、だれでもフォルダを簡単に作成できる反面、フォルダ管理ルールがあいまいになり、必要な図面データを探すことが大変になっていきます。 楽々Document Plusを使えば、作成日や契約先、製品型番などの属性を付与して管理でき、登録したファイルは、高性能の検索エンジンと高速ビューワにより、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。出張先や在宅勤務中でも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートします。

引用:ITトレンド|楽々Document Plusとはサムネイル表示なので、検索もしやすく高速ビューワで表示も見やすくまります。
書類をまとめてスキャンするだけで、フォルダへの振り分けから登録までを自動化できるので、作業性も向上されます。万全のセキュリティに機能も充実しているので、様々な業務に対応可能です。

Autodesk Vault

Vault は、生産性を高める PDM(製品データ管理)ソフトウェアです。プロジェクトの関係者全員が一元管理されたデータを使って作業を進めることで、効率的なコラボレーション、エラーの削減、時間の節約が実現します。

引用:AUTODESK|Vaultとは
図面管理以外にも、企業内の各部署、顧客や納入業者とのコラボレーションが促進されます。管理能力も優れていますが、新たな製品開発のプロセス効率化に力を入れたい場合は情報共有がしやすいこちらの管理システムがオススメといえます。

まとめ

今回紹介した図面管理システム以外にも数多くのサービスが存在します。新しく図面管理システムを導入する際は、導入目的に一致するか十分に確認をして検討してみて下さい。

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