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日々の作業の内容やトラブル状況など、作業実績日報を記載します。これは製造業に限らず様々な業種で行われていますが、この作業自体のペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス化が進んでいる背景や、課題などについて解説していきます。

作業実績日報とは

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企業によって形式は異なるかと思いますが、大体の流れはどの業種も基本的に同じです。一日の流れで起きた事などを書いて、上司や作業責任者などに提出します。交代勤務の職場では作業の引継ぎなどで活用される場合が多いと思われます。この作業実績日報を書いておくと、何か問題があった時にすぐに見返す事が出来ます。口頭での伝達とは違い書面に残るので、大きな問題を未然に防ぐ事にも繋がります。一方で、この作業実績日報を書く事が、作業者や企業自体の負担になっている部分もあります。

作業日報作成に関わる課題

製造業で日報をペーパーレス化

紙に直接記載する事が多いこの作業日報ですが、具体的にどのような問題があるのか、一つずつ解説していきます。

手書きの場合、字が読み取りずらい

手書きで書くと個人差はあると思いますが、字が汚い人が書くと読み取りにくくなります。普段字が上手な方でも、急いで書いたりするとどうしても汚くなり読みにくくなります。特別に書き方など決まりがない場合は、作業者によって書き方や内容にバラつきが出てしまいます。内容によっては進捗状況が分かりにくくなる可能性があり、作業の進捗状況など把握しずらい場面も出てきます。後で書こうとして大事な事を忘れりする事もあります。

また、人の手で記載するとどうしてもミスが出ます。毎回正確な数値などを記載出来ないと思うので、集計などを行う際に間違いがそのまま残っていきます。軽度なミスならまだ対処できるかもしれませんが、最悪大きなトラブルに繋がる恐れもあり、たかが作業日報だと侮ると痛い目に合うかもしれません。

過去の作業日報の保管に限度がある

毎日紙に書いて提出し続けると、その作業日報の数は膨大になります。企業によっては3年まで保管などルールを定めている場合もありますが、昔の出来事など確認したい時に既に処分してしまっていると把握できなくなります。入れ替わりの激しい職場では誰も知らないような出来事も出てくるでしょう。次に保管場所も確保する必要があります。

ファイルに保管する場合がほとんどだと思いますが、大きな企業になるにつれてその数は大きくなり管理するのが困難となります。特定の日付の作業日報を探す時も、手作業で探す必要があり、大きな労力と時間を費やしてしまいます。

経費が掛かる

経費

たかが紙切れ一枚とはいえ、一年で365枚、企業に10部署あれば3,650枚と非常に多くなっていきます。それ以外にも保管するためのファイル、印刷するためのプリンターやインク、筆記用具など個別に見ると大した額ではありませんが、塵も積もればと少しずつ余計な経費が掛かっていきます。

物理的な経費以外にも人件費も掛かります。作業日報を書くのに例えば10分掛かるとすると、1か月で約300分、5時間もの時間を費やしています。時給換算すると月に数千円は費用が掛かる計算になり、部署が多ければ多いほどこの経費は掛かってきます。

Excelなどにデータを入力する際に生じる負担

ファイルなどに保管し続けると、先ほども伝えた通り限度があるので、Excelなどを活用してデータを保存している企業も多いと思いますが、この工程も作業者にとっては負担となります。これも作業者が多い企業ではそれだけ仕事量が多くなり、結局手動での入力になるのでどうしてもミスが生じます。結果的に余計な経費が掛かっている場合が多く、しっかりバックアップなど取っていないと今まで保存していたデータが消失するリスクもあります。

状況によっては提出が難しい場合がある

作業日報の提出は原則現場で行う事が多いと思いますが、出張先や外出をしていると提出が出来ません。企業によっては作業日報の提出が義務化されている場合は一度会社に戻る必要があり、余計な手間が掛かります。かと言って、出張中は提出せずに帰ってきてからまとめて提出すると、今度は管理する側に負担が掛かります。どちらにせよ、作業日報の提出自体が企業自体の負担に繋がっているといっていいでしょう。

これらの問題を解決するためには

上記の理由により、作業日報の負担を減らす事が作業の効率化につながり結果、作業者のモチベーションにも影響していきます。今まで何気なく行ってきた事が足を引っ張るとは思いもよらないかもしれませんが、長い目で見ると確実に負担になっている現状があり、改善する必要性が高いと言えます。様々な対策がありますが、今はIT化が進み紙媒体の書類をペーパーレスにしていく流れが進んでいます。効果は絶大で、今まで以上に作業の効率が上がる事が多く、管理もしやすいので、メリットが多いとされています。

ペーパーレスを実施する事のメリット

製造業DX 日報のペーパーレスメリット

ぺーパーレスといってもどのようなメリットがあるのか、中々思いつかないかもしれませんので、こちらで詳しく解説していきます。一言でいうとインターネットを活用した作業日報管理の事を指します。作業者がその日に行った仕事内容を入力するだけで、報告から分析、作業者全員に情報共有を行うことができます。

具体的な流れについて

作業者ひとりずつにアカウントを作成し、外出先などタブレットやスマートフォンを利用し出先でも作業日報を作成、提出出来るようになります。過去の作業日報の検索も、月ごとで管理されスムーズに探す事が出来るようになります。一目で過去の作業日報の確認が出来るので、今後の課題や改善策の検討もしやすくなります。従来の紙での作業日報では、写真などを貼り付けるのが困難ですが、画像ファイルなどのデータを添付する事で写真以外にもグラフ、動画なども共有する事ができます。

手書きの文字だけでは伝えにくい事も伝えやすくなるでしょう。管理する立場では、作業日報に対してコメントをする機会が多いと思いますが、全て手書きですと膨大な時間と労力を消費します。共有している作業日報であれば、管理する側もいつでもどこでもコメントをつける事が可能となり、そのコメントを多くの作業者と共有できるので意思疎通もスムーズに行う事ができます。

どのような効果が期待できるか

管理者や作業者の労力、時間や様々な経費の削減につながります。導入するにあたって多少の費用は掛かるかもしれませんが、それ以上の成果が得られるでしょう。作業日報の負担が減ると、作業者は仕事の生産性向上やモチベーションアップにもつながります。従来は上司しか見ていなかった作業日報を作業者全員で共有する事で、今までと違った観点から仕事への評価に直結するため、仕事に対する意欲向上にもなっていきます。

まとめ

ペーパーレス化を導入するのに躊躇している経営者は多いかもしれません。従来の方法が一番と考え、古いルールを変えたがらない場合もあると思います。確かに今まで通りでしたら特別覚える事もなく業務にあたる事も出来ますが、少しでも状況を良くしようと考える企業は次々にペーパーレス化に移行しています。時代に取り残されないためにも、早い段階で変えていく気持ちが大切でしょう。そのためには、経営者だけではなく、管理者や作業者も上に提案して全員で良い職場環境を整えていく姿勢が必要です。

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