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雇用形態は正社員、パート、契約社員、派遣社員、アルバイトなど、複雑な雇用体系へ移行しています。ここ最近では、新型コロナウイルスの影響で時差出勤や在宅ワークが推奨され、勤怠管理がさらに複雑化してきています。勤怠管理の利便性を向上させ、仕事の効率化を上げるために、勤怠管理のデジタル化が進んでいます。

デジタル化が進んでいるとは言え、未だにタイムカードでの勤怠管理を採用している企業があることも事実です。勤怠管理のデジタル化は、製造業DXを推進させる上で作業効率の向上を図ることができ、重要であると言えます。ここでは、勤怠管理システムとはどういったものなのか、そして勤怠管理をペーパーレスにすることのメリット・デメリットについて説明します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理

勤怠システムとは、出退勤時間の打刻・記録から、残業や各種休日休暇の申請、労働時間の集計など、勤怠管理に関する業務を支援してくれるシステムです。これには、自社のサーバーを利用してシステムを構築する「オンプレミス型」と、インターネットに接続できればどこでもアクセスができる「クラウド型」に分けられます。製造業DXを推進させていく上では、クラウドサービスは必要不可欠となってくるため、「クラウド型」の採用をおすすめします。

製造業DXに必要な勤怠管理システムの機能

それでは、勤怠管理システムにはどのような機能があるのでしょうか。

打刻機能

勤怠管理システムでは、複数の打刻方法から各企業に合った打刻方法を採用することが可能です。これはタイムカードの打刻方法では不可能です。PCやスマートファン、指紋認証、顔認証など、方法は様々です。また最近では、不正打刻を防ぐために、どこで打刻したかがわかったり、特定の場所でしか打刻ができなかったりする、GPS打刻機能を搭載するシステムも存在します。

休日休暇・残業の申請・承認

従来は休暇を取得する際に、書面を印刷したりメールを作成したりして申請を行っていたところを、勤怠管理システムではシステム上で行えるため、作業効率化の向上を図ることが可能です。申請と同時に、管理者に通知がいき、システム上で承認をすることが可能です。申請者も承認状態を確認できます。

シフト作成機能

勤怠管理システムでは、それぞれをどの時間に配置するかといったシフト作成機能を持ったものが多く存在します。また、時間帯や必要な人数をあらかじめ設定しておくと、どの時間帯に過不足が何人出ているかが一目でわかる機能を持ったシステムも存在します。

残業時間や有給取得状況の見える化

勤怠管理システムでは、残業時間や有給取得状況を一目で確認することが可能です。管理者側では、従業員の情報を確認・把握することができます。また、一定の残業時間を超えるときや有給取得の期限日が迫ってきたときなどにアラートで知らせてくれる機能を持ったシステムもあります。

集計・管理機能

給与計算に必要なデータを自動で集計する機能も兼ね備えています。勤務形態や雇用形態が違う場合も、あらかじめ設定しておくことで対応可能です。集計・管理をシステムで行うことで、紙媒体で集計・管理を行うときよりも、手間やミスを大幅に減らすことができます。

製造業DXを推進する勤怠管理システムの選定ポイント

ポイント

タイムカードの勤怠管理から勤怠管理システムへ移行する際に、数ある中でどの勤怠管理システムを選定すればよいのでしょうか?

自社の勤怠ルールに適しているか

便利なシステムも使い勝手が悪いと逆効果になります。独自の勤怠規則や福利厚生などがシステムでは対応できない場合もあります。選定時に対応しているか確認してから導入するようにしましょう。

多機能な勤怠管理システムでも、使用しない機能が多く存在すると、その分無駄なコストがかかり、初心者には使いづらいシステムとなります。自社の規模、勤怠ルールに合った勤怠管理システムを選定しましょう。

無料トライアルがあれば利用する

勤怠管理システムの導入にはそれなりの金額がかかってきます。自社に合ったシステムかどうかを導入前に判断することは簡単ではありません。無料トライアル期間があれば、その期間で自社に合っているか否かを判断することができるため、無料トライアルを利用できるのであれば、必ず利用するようにしましょう。

オンプレミス型、クラウド型

勤怠管理には、「オンプレミス型」と「クラウド型」が存在します。現在では、クラウド型が主流になりつつありますが、企業によってはセキュリティの観点などからオンプレミス型を採用する場合もあります。それぞれの特徴を把握したうえで、最適な方を選ぶようにしましょう。

勤怠管理をペーパーレスにするメリットとデメリット

メリットデメリット

現代の企業では、ペーパーレスが呼びかけられており、書類のペーパーレス化が進むと同時に、勤怠管理のペーパーレスも進んできています。従来はタイムカードで勤怠管理を行っていましたが、年々タイムカードを採用している企業は減ってきているのが現状です。ここでは、勤怠管理をペーパーレスにすることのメリット・デメリットについて説明します。

また、製造業がペーパーレスを必要な理由はこちらで紹介しております。

製造業にペーパーレス化が必要な理由は?導入デメリットも紹介

メリット

 

勤怠管理にかかる時間の削減が可能

従来の勤怠管理では、月末の集計作業にかなりの時間を取られていました。必要によっては、従業員に直接確認を取り、打刻漏れを修正して集計するなど、労働時間の集計から給与の計算までにかなりの時間と労力を要していました。また人が行う作業のため、どうしてもミスが起こるリスクを0にすることは不可能です。

勤怠管理システムを導入することで、月末の集計作業が最速でワンクリックで終わり、打刻漏れなどの修正は各従業員が行うため、時間と労力を最低限に抑えることができます。勤怠管理に時間を割かなくてよくなることで、業務効率化を向上させることが可能になります。また、システムで管理することで、ミスのリスクを極力抑えることが可能です。

過重労働の防止

勤怠管理システムでは、自分の勤務状況を一目で確認することができ、当月の総労働時間や残業時間を速やかに把握することができます。さらに、管理者が各従業員の残業時間や有給取得状況を確認することができるため、二重で過重労働を防止することができます。

また、部門ごとでデータを集計することで、各部門の労働時間の傾向を比較することもでき、長時間労働に対する対策もとれるようになります。

不正や法律違反の防止

従来での勤怠記録の場合、虚偽の内容で記録することや別の人のタイムカードを打刻することで、時間を不正に記録できる環境でした。勤怠管理システムでは、こういった不正ができにくい仕組みになっています。システムによっては、出退勤の打刻とパソコンのログオン・オフの両方を記録し、不正に労働ができないようなシステムも存在します。さらに最近では、働き方改革により、就業規則が厳しくなってきています。

現在は、残業時間が厳しく規定され、有給取得が義務化されるなど、法律として厳しく管理されています。従来の勤怠管理では、総残業時間がわかりにくいことや有給取得状況の確認に時間を要することなどにより、気づかない内に法律違反を犯してしまうリスクがありました。勤怠管理システムでは、総残業時間や有給取得状況が一目で確認できるため、気づかない内に法律違反を犯してしまうリスクは低減されます。

デメリット

勤怠管理システムを導入するにあたり、いいことばかりではありません。デメリットを把握したうえで、導入を検討するようにしましょう。

導入作業の負荷が大きい

勤怠管理システムは、システムを導入すればすぐ使用できるというものではございません。自社の勤怠規則に合わせてシステムの修正や設定を行う必要があります。場合によって、システムでは対応しきれない部分があれば、手作業でままになってしまう可能性もあります。システムを導入する前に、自社の勤怠規則にどこまで対応しているのかを確認してから導入するようにしましょう。

費用対効果が見えにくい

勤怠管理システムを一つ導入するといっても、ある程度の費用はかかってきます。システムを導入を検討するときに、導入費用に見合ったメリットがあるのかという「費用対効果」について説明を求められた場合に、勤怠管理システムは直接企業の売上への貢献がないため、費用対効果について説明をすることは簡単ではありません。

まとめ〜勤怠管理のデジタル化は、製造業DXを推進させる〜

勤怠管理システムを導入することで、作業効率は向上し、時間を有効活用することができます。売上には直接結びつきませんが、長期的な目線で見れば、製造業DXをさらに推進していくための1手段であるということもできます。社内での目的を明確化し、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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