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近年では企業のIT化が進み、多くの企業で様々な業務がパソコンにより電子化されています。その一方で、これまでの慣習などから帳票管理はいまだ手書きの紙媒体で行っているケースが多く見られます。今回は帳票を電子化することで、紙媒体での管理にはないメリットと、電子化する際に便利なサービス5選を紹介していきます。

帳票の電子化

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電子帳簿保存法が改正されたことで、契約書や請求書などの電子取引の情報をデータで保存するための要件が緩和され、従来の紙媒体での保存から電子データで保存する方法に移行するハードルが下がりました。また、紙媒体の帳票には様々な問題が内包されているため、このことも帳票の電子化を進めている企業が増えている要因となっています。

紙媒体の帳票の課題

課題

紙媒体で作成される帳票の課題は、どのようなものがあるでしょうか。以下に課題を3つ紹介します。

過去の帳票を探すことが困難

紙媒体の帳票管理だと、いくら保管の際のファイリング方法を工夫しても、大量に保管されているほど目的の帳票を探すことに時間を要します。

保管する際にスペースを必要とする

紙の帳票は、1枚1枚は薄くても、膨大な枚数となった帳票をファイリングして保管するためにはスペースを必要とします。また、年々増えていく書類を限られたスペースのオフィス内に保管しておくことは企業にとっても多大な負担となります。そのため、外部の倉庫を借りて保管する企業もありますが、その場合は費用が発生する上に、必要になった際にすぐに確認することができなくなってしまいます。

癖のある筆跡だと判読しにくい

手書きで膨大な数の帳票を作成することは、多大な負担が生じます。作成された帳票は、数を作成するために乱筆になってしまったり、誤字脱字があったりする可能性も上がります。また、文字にも個人差があるため、場合によっては判読にも時間を要することもあり、それにより誤読の可能性も生じます。

紙の帳票を電子化するメリット

メリット

紙で作成・管理していた帳票を電子化することによって得られるメリットは、様々なものがあります。以下では、電子化することで得られる代表的なメリットを3つ紹介します。

過去の帳票の管理や目的の帳票の検索が容易になる

電子化された帳票の保管には、紙媒体ほどの物理的なスペースを必要としません。サーバーやクラウド上に保管されるため、閲覧可能な端末からならどこからでも確認することが可能です。また、紙は経年劣化により閲覧できなくリスクや紛失などのリスクが時間とともに増加します。しかし、電子データはバックアップ手段も豊富にあるため、事前に準備をしておけば、データを紛失してしまったとしても復旧が可能です。また、どれだけ膨大な量の帳票の中からでも、取引日や顧客名、金額などのキーワードや条件を指定して検索が可能になるため、該当データを瞬時に絞り込むことができます。

紙媒体による運用のコストを削減できる

帳票をペーパーレス化することで、紙で出力した際にかかる用紙代や印刷代、郵送する場合の郵送費、外部に保管する場合は管理費、それらを行うための人件費などの様々なコストを削減することができます。また、郵送の場合は、相手に届くまで時間を要しますが、電子化された帳票は、メールに添付したり、サーバーからダウンロードが可能なため、瞬時に、かつ同時に複数名に送り届けることができるため、工数を大幅に短縮できます。

セキュリティリスクを回避できる

紙媒体の帳票は、保管方法によっては、容易に多くの人の目に触れる可能性があります。また、他にも帳票を紛失してしまったり、誤って破棄してしまったりなどの様々なセキュリティ面でのリスクが生じます。しかし、電子データの場合は、閲覧にパスワードを設定したり、アクセス権限を設定することで制限をかけることができ、いつ、どの端末からアクセスがあったのかの履歴を確認することができます。

紙の帳票を電子化することによるデメリット

紙の帳票を電子化することによるデメリットとして最も大きいものは導入にかかるコストです。先にも述べてきたように、帳票を電子化したり、電子帳票を利用するためには電子機器が必要となり、その費用がかかってくる場合があります。また、社内で電子化作業をするのではなく、外部に委託する場合にも費用がかかってきます。

手書き帳票を電子化する方法

方法

これから増えていく手書きの帳票を電子化するだけでなく、過去に作成された手書きの帳票を電子化していくことも必要となります。しかし、過去の膨大な帳票を電子化するためには多大な時間と人手が必要になります。

OCRを活用する

OCRとは、Optical Character Recognitionまたは、Optical Character Reader(光学的文字認識)の頭文字を取ったもので、手書き帳票を電子化する際に便利な技術です。これは、手書きや印刷された文字をイメージスキャナやデジタルカメラを用いて読みとった画像の文字情報を、対応のソフトなどを使用してデジタルの文字コードに変換します。例えば、iPhoneの純正のメモアプリの機能を使い手書き帳票を端末のカメラで撮影することで、撮影した帳票を端末内に保存することができます。

代行業者に依頼する

保管されている帳票が膨大で、かつそれらを電子化するための十分な人的リソースが確保できない場合は、データ化作業を代行業者に依頼する方法があります。業者に依頼するので費用がかかってしまいますが、依頼する書類によりますが1枚ごとの料金設定がされている場合が多く、その費用もそれほど高額にならないため有用な方法となります。

便利な電子化ツール5選

RPAとは

帳票の電子化ツールは、利用するツールやサービスによってサポートの対応範囲や利用できる機能が異なります。以下では、電子化帳票を利用する際に便利なツールを5つ紹介します。

invox電子帳簿保存

invox電子帳簿保存は、書類のPDFファイルをアップロードするだけでなく、データで届く帳簿の場合は、メールや様々なクラウドサービスと連携することで帳票の自動取り込みが可能です。また、紙媒体をスキャンして取り込むことも可能です。AIやオペレーターによって書類を取引ごとグルーピングされるため容易に検索ができます。

楽楽明細

楽楽明細は、様々なシステムとのデータ連携が可能で、利用しているシステムから出力したデータを取り込むことで連携ができます。その際のファイル形式は、PDFかCSVから選ぶことができます。帳票を発行する際WEBやメール、FAX、郵送代行から選ぶことができ、取引先ごとに設定が可能です。

SPA

SPAはOCRやAIを活用することで様々な手書き文字を認識することができます。また、日本語以外の複数言語も読み取ることが可能です。また、PDF帳票の記載内容や日付などの情報を元に自動で仕分けて、フォルダー作成を行い保管するため作業量を大幅に減らすことができます。

BtoBプラットフォーム請求書

BtoBプラットフォーム請求書は、利用しているシステムと連携させることでデータの取り込みを行うことにより請求書の一括発行が可能です。また、請求書の場合は支払日が近づくとお知らせメールが自動で送信されるため、開封確認を送付側でする必要がありません。

SVF

SVFは、一般的な伝票から複雑なフォームの帳票まで幅広いデザインが可能で、それを印刷するだけでなくPDFやエクセルなどの出力形式を利用できます。また、電子帳票や紙媒体の帳票などを活用して帳票作成をすることもできます。また、日本語を含む26の言語で出力することが可能です。

まとめ

今回は、帳票を電子化するメリットと、便利な電子化サービス5選について紹介させていただきました。既存の方法から変更することは大変で、抵抗を感じることもあるかと思いますが、帳票の電子保存は、業務の効率化を図ることができ、コストの削減につながるなど多くの恩恵を受けることができるため、取り入れていくことを検討してみてはいかがでしょうか。

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